Taakbeschrijving ICT medewerker
Opvolging van de sheet “Toewijzing taken
Toewijzing taken’ is nu een uitgewerkte google sheet gebaseerd op de geïmporteerde gegevens van de sheet die gekoppeld is aan het inschrijvingsformulier. Naast het gebruik ervan ook eventuele aanpassingen doorvoeren, die zich opdringen bij een vraag en/of een veranderde situatie
Graag enige vertrouwdheid met Google sheets of (als men wil overschakelen), met Excel. En/of bereid zijn zich te verdiepen in de werking en mogelijkheden ervan. Uiteraard is een volledig nieuw programma mogelijk, maar een degelijke flexibiliteit is en blijft nodig.
Er zijn in de sheet “Toewijzing taken” vele tabbladen waarvan de belangrijkste de voorziene vrijwilligers zijn per screening voor de respectievelijke Clinical Director, de indelingen van de toegewezen taken gerangschikt op naam van de vrijwilligers of gerangschikt per taak. Deze moeten klaargemaakt worden om op een scherm in een loop te draaien.
Afzeggingen van vrijwilligers en andere aanpassingen worden in overleg met Willy Gestels van de SOHAP werkgroep doorgevoerd. Willy volgt het inschrijvingsformulier op en doet de inschrijvingscommunicatie met SOB,
Zo worden er 5 verschillende af te spelen loops gemaakt : info over/voor
- De sponsors
- Vrijwilligers (met taakverdeling zie hierboven)
- Atleten
- Lions
- Enkele filmpjes van de laatste jaren SOHAP.
Aan de hand van de verkregen inschrijvingsinfo worden eveneens verschillende diagrammen, lijsten, resultatenaantallen enz in vorm gegoten.
- Diverse ondersteuningen van andere leden van de werkgroep
Voorbeelden hiervan zijn:
- Aanleveren van aangepaste en gesorteerde lijsten
- Nieuwe lijsten op aanvraag creëren
- Groepsmailing met “mailmeteor”
- Opvolgen data bank ‘Mega cloud’
Description de fonction – Collaborateur/trice ICT
Suivi du tableau « Attribution des tâches »
« Attribution des tâches » est actuellement une feuille Google Sheets développée à partir des données importées depuis la feuille liée au formulaire d’inscription. Outre son utilisation quotidienne, il faut également y apporter les adaptations nécessaires en fonction des demandes et/ou des changements de situation.
Une certaine familiarité avec Google Sheets ou, en cas de transition, avec Microsoft Excel est souhaitée. Ou, à défaut, une volonté de se former à leur fonctionnement et à leurs possibilités. Bien entendu, un tout nouveau programme reste envisageable, mais une bonne flexibilité restera indispensable.
Dans la feuille « Attribution des tâches », il existe de nombreux onglets, dont les plus importants concernent :
- les bénévoles prévus pour chaque session de screening pour les différents Clinical Directors ;
- la répartition des tâches attribuées, classées soit par nom de bénévole, soit par type de tâche.
Ces données doivent être préparées afin d’être affichées en boucle sur un écran.
Les désistements de bénévoles ainsi que les autres modifications sont traités en concertation avec Willy Gestels du groupe de travail SOHAP. Willy assure le suivi du formulaire d’inscription et gère la communication des inscriptions avec SOB.
Cinq boucles d’affichage différentes sont ainsi créées, contenant des informations sur / pour :
- Les sponsors
- Les bénévoles (avec répartition des tâches, voir ci-dessus)
- Les athlètes
- Les Lions
- Quelques vidéos des dernières années de SOHAP
Sur la base des informations d’inscription recueillies, différents graphiques, listes, totaux de résultats, etc. sont également élaborés et mis en forme.
Divers soutiens aux autres membres du groupe de travail
Exemples :
- Fourniture de listes adaptées et triées
- Création de nouvelles listes sur demande
- Envoi de mailings groupés avec Mailmeteor
- Suivi de la base de données « Mega Cloud »
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